EDF LUMINUS

Functionele flexibiliteit in de toekomst geprojecteerd

EDF Luminus volgde de vrijmaking van de Belgische energiemarkt op de voet, met daaruit voortvloeiend de installatie van verschillende vestigingen op diverse locaties, zowel in Vlaanderen als in Wallonië. Met studie- en adviesbureau PROCOS bestond al een relatie sinds het openen van de eerste vestiging in Hasselt. De vraag om het centraliseren van een aantal diensten te begeleiden werd dan ook aan deze partner toevertrouwd.

Jos Duchamps, gedelegeerd bestuurder van PROCOS: “De ons toevertrouwde opdracht was tweeledig. Vooreerst was er de wens om de diensten te centraliseren en was het Brusselse stadscentrum weerhouden als bevoorrechte nieuwe vestigingsplaats. Wij werden gevraagd de haalbaarheid van het project te onderzoeken en de shortlist van in aanmerking komende locaties verder te stroomlijnen. Wanneer een definitieve keuze zou worden gemaakt van de locatie, kwam de invulling aan bod met het volledige project management”.
Terwijl het eerste luik van de opdracht volop liep, vergrootte EDF haar aandeel in het toenmalige ‘SPE Luminus’ en werd het Franse energiebedrijf hoofdaandeelhouder, wat de nodige bijsturingen noodzakelijk maakte, gezien de wens werd geuit om ook de Belgische diensten van EDF op dezelfde locatie onder te brengen.

Markiesgebouw
In augustus 2010 werd besloten te verhuizen naar het Markiesgebouw in Brussel, een gebouw dat dateert uit 1986. Bart Pijpops, Maintenance & Facility Manager: “De ligging van het gebouw nabij het Centraal Station was een belangrijk argument. Vlotte mobiliteit voor de medewerkers stond als een absolute must genoteerd op onze wensenlijst. Er zijn ook nog heel wat ondergrondse parkeerfaciliteiten. Nog een troef zijn de grote vloeroppervlakken per niveau, zodat de verschillende afdelingen niet teveel verspreid zouden worden over verschillende verdiepingen, wat weinig contactvriendelijk werkt”.
De kantoorvloeren in het Markiesgebouw hebben de vorm van een driehoek. Aanvankelijk werd gedacht aan 1 + 2/3e verdieping, maar uiteindelijk werden twee volledige verdiepingen gehuurd (5e en 6e), samen goed voor 7.400m² bruto oppervlakte of zowat 6.000 m² netto. Deze beslissing was hoofdzakelijk het gevolg van een grote behoefte aan vergaderruimte.
Niet alle parameters waren gekend bij het begin van het space planning project, wat verplichtte tot het nodige aanpassingsvermogen bij het team tijdens het proces. Vooral naar het aantal in te richten werkplekken werd grote flexibiliteit verwacht. Waar oorspronkelijk 320 werkplaatsen gewenst waren, zijn het er nu ongeveer 400 geworden.
PROCOS ziet een opdracht voor space planning ruimer dan het rationeel omgaan met de beschikbare ruimte; de inrichting van de werkomgeving moet erop gericht zijn de medewerker te motiveren en hen te ondersteunen in hun activiteiten.

Licht en luchtig
De benen van de driehoekvormige plateaus van het Markiesgebouw zijn zowat 20 m breed en worden gekenmerkt door een groot aantal relatief kort op elkaar staande kolommen. Bovendien is de plafondhoogte vrij beperkt.
Aan deze structuur kon uiteraard niet worden geraakt. Daarom koos PROCOS ervoor om ze maximaal te integreren in het concept, door het uitzetten van de werkplekken aan de buitenkant tegen de gevel, terwijl op de middenas diverse modules voor ondersteunende activiteiten werden uitgezet, waaronder de vergaderruimten.
Bart Pijpops: “We opteerden voor een open space inrichting die de werkprocessen optimaal ondersteunt en een efficiënt gebruik van de ruimte nastreeft. Het aantal gesloten kantoren is beperkt”. Hoewel het open space principe werd gevolgd voor de inrichting is er toch een indeling naar afdelingen gerespecteerd, zodat de gestandaardiseerde werkplekken dagelijks grotendeels door dezelfde werknemers worden bezet. Ze worden aangevuld met concentratiewerkplekken en ‘touch down’- werkplekken. Meer en meer komen medewerkers van buiten de Brusselse hoofdzetel hier één of meer dagen per week werken, waardoor het flexibel gebruik van de werkplekken haast spontaan wordt ingevoerd.
Tussen de verschillende zones met werkplekken zijn er zones voor informeel overleg voorzien. Ze worden ‘collaborative space’ genoemd.
De centraal uitgezette modules bieden naast vergaderruimte ook een onderkomen aan de printers, coffee corners, enz. Het gebruik van veel glas werkt de transparantie in de hand. Elke verdieping beschikt ook over een eigen luncharea. Een heel bijzondere afdeling is deze waar de ‘traders’ werkzaam zijn. Het betreft de aankoop/ verkoop van energie op de wereldmarkt. Hier is 24/24 en 7/7 activiteit. De afdeling is weliswaar geïntegreerd in de algemene inrichting, maar toch ook afgebakend, in functie tot het onafhankelijk t.o.v. de andere afdelingen sturen van de verlichting, verwarming en koeling.

Onthaalvriendelijk
Het onthaal is op de vijfde verdieping ingericht. In de onmiddellijke nabijheid liggen de publieke zones, om onnodige en storende circulatie in de buurt van de werkplekken te vermijden. Zo zijn er o.a. faciliteiten voor het organiseren van opleidingen, of voor de ontvangst van bezoekers. Gezien er in EDF Luminus meerdere talen gebruikt worden, moest er in het concept ruimte gereserveerd worden voor vertaaldiensten. In de boardroom en de grote vergaderzaal waar o.a. het sociaal overleg plaatsvindt, zijn telkens drie cabines voor tolken geïntegreerd.
De algemene verlichting van het gebouw bleef behouden en kreeg aanvulling met accentverlichting. Bart Pijpops: “We gaven aan dat onze voorkeur uitging naar hedendaagse, energiezuinige LED-verlichting. Voor de cafetaria mocht dat zelfs graag speels en vrolijk zijn”.

Wegwijs
Tijdens de voorbereiding van het inrichtingsproces waren de kleuren nog niet bepaald. De vorm van het gebouw en de oriëntatie van de gebouwvleugels op elke verdieping bemoeilijken een heldere circulatie voor de gebruikers. Daarom werd per afdeling een accentkleur weerhouden die op subtiele wijze voor een werkzame signalisatie zorgt.
De vergaderzalen dragen elk een naam van een bekende landgenoot. Zo zijn o.a. Jacky Ickx, Eddy Merckx, Ernest Solvay, Adolphe Sax vertegenwoordigd.
Lieve Moors, interieur architect bij PROCOS: “De klant wou zich niet als een bankinstelling uiten, maar koos voor een nette, comfortabele, maar evenzeer kostenbewuste en duurzame aanpak. De organisatie zat in een veranderingstraject en zal ook alleen al omwille van de evoluties in de sector ook in de toekomst verder blijven veranderen. Het concept voor de lay-out moest bijgevolg zo generiek zijn dat het een haast onvoorwaardelijke flexibiliteit kan garanderen. Alle partijen zijn ervan overtuigd dat deze inrichting vele jaren werkzaam zal blijven”.
De goede en zeer constructieve samenwerking binnen het Multidisciplinaire team van EDF Luminus en PROCOS Group was één van de succesfactoren van het project. De hechte samenwerking, de open communicatie en de gedrevenheid van de leden van het team maakten dit project tot een succes.