Être plus en forme numériquement

(photo: <a href='https://nl.123rf.com/profile_lacheev'>lacheev</a> - 123RF)
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Aucun travail contemporain ne se fait sans l'utilisation d'un ordinateur, devenu indispensable... une évidence à laquelle personne ne pense plus. Mais aussi évidente que soit l'utilisation de l'ordinateur, nous sommes si peu conscients que nous n'utilisons pas cet outil numérique de manière optimale et efficace. Des études montrent que le travailleur intellectuel moyen perd entre 40 et 200 heures par an en raison d'un manque de compétences numériques optimales. Être compétent sur le plan numérique dans n'importe quelle situation de travail signifie savoir quel outil numérique est pertinent, comment il fonctionne et comment l'utiliser au mieux. Cependant, de nombreux travailleurs intellectuels n'ont jamais appris à travailler numériquement. Un seul exemple : 65 % des utilisateurs d'ordinateurs ne savent pas quoi faire avec alt-tab ou avec les raccourcis claviers omniprésents.

« Se remettre en forme numériquement » est un objectif pour les employeurs et les employés. Cela peut se faire en organisant des ateliers internes où les collègues échangent des conseils et des expériences sur leur utilisation de l'ordinateur et/ou échangent des applications utiles. Un expert peut partager des paramètres intelligents ou, en tant que coach de bureau, observer comment quelqu'un travaille avec les outils numériques mis à disposition.
« Être plus en forme numériquement » peut être atteint en modifiant les comportements ainsi qu'en améliorant les actions et les processus. Par exemple, l'utilisation de la souris d'ordinateur s'avère particulièrement fastidieuse.

La souris d'ordinateur nuit à l'efficacité
L'utilisation de la souris nécessite beaucoup de coordination main/œil, ce qui nécessite huit fois plus d'énergie que l'utilisation des nombreux raccourcis clavier et combinaisons de touches inhérents aux logiciels informatiques. Les raccourcis utilisent la mémoire musculaire. Cela fonctionne comme la conduite d'une voiture. Les actions requises sont dans la mémoire musculaire individuelle et - après un certain temps de pratique - sont en grande partie automatiques. Mesurez combien de fois vous devez cliquer sur la souris pour ouvrir et envoyer un e-mail. Cela ne semble prendre qu'un certain temps, mais dans son intégralité, ce n'est pas le cas. Non seulement le gain de temps est important, mais des raccourcis et des combinaisons de touches permettent également d'en faire le maximum dans les 4,5 heures où la concentration et l'énergie d'un individu sont optimales.
La recherche neuroscientifique a montré que lorsque la tête est pleine, il n'est plus possible de faire la distinction entre les questions principales des questions secondaires. C'est le cas après 4,5 heures. Par conséquent, il n'est pas question de travailler pendant 8 heures consécutives et concentrées par jour. Malheureusement, cela n'a pas été pris en compte dans l'organisation du travail.

La boîte aux lettres comme distraction
La consultation de la boîte aux lettres ne devrait pas dépasser deux fois par jour. Sinon, votre journée de travail sera déterminée par d'autres. N'oubliez pas non plus qu'un courriel envoyé génère en moyenne 1,3 courriel en retour. En d'autres termes, pour chaque e-mail envoyé, vous en recevez 130 en retour !
Évitez également d'exprimer des émotions/opinions dans vos courriels, car la plupart des destinataires ne comprennent pas ce que vous voulez dire. Cela provoque à son tour toutes sortes de trafics de courrier. Lorsque vous communiquez des émotions/opinions, optez toujours pour une conversation.

Mettez les freins sur l'utilisation de Teams
Limite l'utilisation de Teams pour les visioconférences à un maximum d'une heure par jour et uniquement s'il n'y a pas d'autre option. Des recherches ont montré que les personnes assises dans une grande salle ont les yeux qui vont et viennent souvent, ce qui signifie aussi qu'elles se retrouvent à des endroits où il n'y a rien. Cela crée des moments de repos. Avec Teams, il n'y a que l'écran de l'ordinateur et les yeux ne se reposent pas. Cet effet est également amplifié par le fait de se voir sur cet écran. Cela s'avère désastreux pour l'énergie des utilisateurs.

L'importance du remplacement de texte
Le "remplacement de texte" est pour beaucoup une "boîte magique" inconnue et extrêmement utile pour les utilisateurs d'ordinateurs. Dans les paramètres, il existe une presque infinité d'options pour personnaliser le clavier. Parmi ces options, citons les abréviations qui produisent automatiquement une partie entière de texte, ou du texte supplémentaire à la signature d'un courrier électronique. Cela permet d'économiser en moyenne 20 à 60 heures de travail par an. Et en plus de gagner du temps, cela permet aussi d'avoir plus d'espace mental.

Eduard Codde
22-05-2023



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